Quali sono gli strumenti per realizzare la conservazione sostitutiva

L’ordinamento legislativo italiano prevede una serie di situazioni nelle quali è ritenuta obbligatoria la conservazione di documenti che riportano atti, fatti o dati rilevanti dal punto di vista giuridico.

Quest’obbligo riguarda anche tutti i documenti elettronici e informatici, che devono essere conservati tramite formati idonei che garantiscono integrità, leggibilità, autenticità e validità.
In questo caso si parla di conservazione sostitutiva (approfondisci sul sito https://www.savinosolution.com) che permette dunque di poter conservare documenti, fatture e cartelle cliniche tramite un supporto digitale, sostituendo in questa maniera l’utilizzo della carta.

Conservazione sostituiva: di cosa si tratta?

Quando si parla di conservazione sostitutiva, ci si riferisce ad una procedura regolata giuridicamente da un quadro normativo ben definito e completo, che consente di sostituire i documenti cartacei con quelli elettronici dando loro piena validità e autenticità.

Conservare i documenti in modalità sostitutiva significa quindi equiparare, nel pieno rispetto di certe condizioni, principi e criteri, ciascun documento cartaceo a quello digitale garantendo la loro completa regolarità e legalità.

La scelta di utilizzare documenti elettronici piuttosto che cartacei, ha lo scopo di permettere all’amministrazione pubblica e alle aziende di conservare i documenti in maniera più efficiente, sicura e di poterli consultare molto più semplicemente e velocemente.

Inoltre, questo cambiamento punta sul risparmio dei costi di stampa, conservazione e archiviazione.
Il risparmio si rivela piuttosto conveniente se si considera il volume e la grande quantità di documenti a norma di legge creati ogni giorno, che devono necessariamente essere conservati per anni.

Tra i documenti idonei alla conservazione sostitutiva, si possono citare i seguenti:

  • Registro dei beni ammortizzabili
  • Registri Iva
  • Dichiarazioni fiscali dei redditi
  • Libri di bilancio di esercizio
  • Libro giornale
  • Ricevute e documenti contabili
  • Documenti di trasporto
  • Cartelle cliniche

Come precedentemente citato, la conservazione sostitutiva è una procedura importante che deve essere eseguita unicamente nel rispetto di criteri tecnici e principi che sono stabiliti dalla Legge italiana.

Inoltre, vi sono una serie di strumenti che devono essere necessariamente utilizzati per fare in modo che la conversione di un documento cartaceo a quello digitale sia legittimo e regolare dal punto di vista giuridico.

Gli strumenti fondamentali sono i seguenti:

1) Firma digitale: ovvero quella tecnologia in grado di garantire completamente l’idoneità del soggetto che ha firmato un determinato documento, rendendo impossibile qualsiasi cambiamento una volta avvenuta la firma;

2) Riferimento temporale: si tratta quell’informazione che contiene la data e l’ora precisa da associare al documento per poterlo datare in maniera categorica;

3) Marcatura temporale: questo processo permette al titolare della firma di rendere il contenuto del documento immodificabile nel tempo, rendendolo inoltre opponibile ai terzi.

Tramite la conservazione sostituiva si può dunque bloccare la forma e il contenuto dei documenti con un processo totalmente sicuro.

Conservazione sostitutiva e burocrazia italiana

Anche dal punto di vista burocratico, la conservazione sostitutiva si rivela piuttosto vantaggiosa in quanto permette una conservazione ordinata e meticolosa di tutti i documenti legali, medici e di natura economica.

Fino a non molto tempo fa, vi era un certo timore nel presentarsi in un ufficio di un ente pubblico o davanti ad un giudice con documenti digitali piuttosto che cartacei, poiché si correva il rischio che questi venissero rifiutati e ritenuti non leciti.

Fortunatamente, oggigiorno grazie alla presenza di norme e leggi che approvano la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva di ogni tipo di documento, dalle fatture, ai registri, ai contratti e persino la trasformazione di cartelle cliniche elettroniche, questa paura non esiste più.

Si può, di conseguenza, confermare che qualsiasi giudice o funzionario non abbia alcun diritto di impedire o rifiutare un’eventuale presentazione di atti e documenti in formato digitale: sia che si tratti di semplici verifiche ispettive, che di vere e proprie cause in tribunale, questi sono totalmente validi e leciti.